Nordic Equities Kapitalförvaltning veille au respect de votre vie privée et aspire toujours à un haut niveau de protection des données. La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels dans nos activités, conformément aux règles énoncées dans le nouveau règlement de l’UE (UE 2016/679) [Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE] (”RGPD”). Elle expose également vos droits et les moyens de les faire valoir.
Nordic Equities Kapitalförvaltning AB, numéro d’immatriculation 556571-9126, Grev Turegatan 7, 114 46 Stockholm, est responsable des données à caractère personnel pour le traitement de ces données par la Société de gestion.
Terminologie et définitions
Les présentes lignes directrices emploient les termes suivants, définis comme suit :
Par données à caractère personnel on entend toute information se rapportant directement ou indirectement à une personne physique en vie. Par exemple, les images et enregistrements sonores traités électroniquement peuvent constituer des données à caractère personnel même si aucun nom n’est cité. Les données cryptées et divers types d’identification électronique (par exemple numéro IP) sont des données à caractère personnel si elles peuvent être rapportées à des personnes physiques.
Par traitement de données à caractère personnel on entend toute activité liée à des données à caractère personnel. Toute opération effectuée à partir de données à caractère personnel constitue un traitement, qu’elle soit automatisée ou non. La collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, la transmission et l’effacement sont des exemples de traitements courants.
Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons et à quelle fin ?
La Société collecte et traite des données à caractère personnel dans le cadre des domaines et fonctions ci-dessous. Nous traitons les catégories suivantes de données à caractère personnel aux fins citées ci-dessous, et conformément aux fondements légaux invoqués pour chaque traitement.
Relations de clientèle
Quel est le fondement légal du traitement ?
Lorsqu’une personne physique devient notre client, nous traitons ses données à caractère personnel pour nous conformer aux obligations légales.
Quelles sont les données à caractère personnel traitées, et qui en est destinataire ?
Les données à caractère personnel traitées sont principalement nom, adresse, numéro d’identification, copie de documents d’identité, adresse électronique, numéro de téléphone, coordonnées bancaires, informations financières telles que comptes, participations détenues, transactions, revenus, expérience financière et objectifs d’investissement du client, sensibilité au risque, situation familiale, etc. Ceux qui peuvent prendre connaissance des données à caractère personnel sont le service commercial, le back-office, le service informatique, le service financier, le service gestion des risques, les commissaires aux comptes, le dépositaire des fonds et les autorités de surveillance.
À quelles fins sont traitées les données à caractère personnel ?
Les données à caractère personnel sont traitées aux fins suivantes : exécution d’une transaction avec le client, gestion de la relation client, fourniture et gestion de l’accès aux produits et services, gestion des fichiers clients, appréciation d’opportunité lors de services d’investissement, contrôles visant à éviter le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Les données à caractère personnel peuvent aussi être traitées aux fins de diffuser par courriel des offres intéressantes et de la publicité, des actualités et d’autres informations concernant la Société et nos services et produits. Ainsi qu’il ressort du point 8.4.3, chacun est en droit de s’opposer au traitement aux fins de prospection.
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
La Société ne conserve jamais les données plus longtemps qu’il n’est nécessaire au regard de la finalité du traitement. En conséquence, elle procède régulièrement à un tri des données à caractère personnel pour éliminer celles qui ne sont plus nécessaires. Pour remplir ses obligations légales, la Société doit conserver certaines données même après la fin d’une relation client. Ainsi, des données doivent être conservées pour satisfaire aux obligations légales concernant les impôts et la comptabilité, ou pour la défense d’un droit en justice. Dans ces cas d’exception, les données sont conservées de 5 à 10 ans (concernant comptabilité, impôts et délais de prescription).
Recrutement
Quel est le fondement légal du traitement ?
Pour pouvoir examiner les candidatures envoyées par les personnes concernées, procéder à des entretiens et prendre une décision lors d’une procédure de recrutement, la Société doit traiter certaines données à caractère personnel. Un tel traitement se fonde sur une mise en balance des intérêts. Quand nous conservons dans notre base de candidats des données à caractère personnel pour les besoins de futurs recrutements, nous demandons le consentement des intéressés.
Quelles sont les données à caractère personnel traitées, et qui en est destinataire ?
Les données à caractère personnel traitées par la Société sont le nom, la date de naissance, l’adresse, les informations sur l’expérience et les aptitudes, le cas échéant des photographies, etc.
Ceux qui peuvent avoir connaissance de ces données sont principalement le responsable des ressources humaines, les chefs et les agences de recrutement auxquelles nous avons recours. Lorsque le recrutement est assuré par des agences, il est toujours établi un contrat de sous-traitance avec l’acteur extérieur.
À quelles fins sont traitées les données à caractère personnel ?
Pour permettre à la société de gérer les candidatures, entretiens et prises de décisions dans une procédure de recrutement, nous collectons et traitons des données à caractère personnel. Nous pourrons aussi conserver par la suite des données à caractère personnel dans notre base de candidats en vue de prendre contact avec le candidat lors de recrutements ultérieurs.
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
La Société ne conserve jamais les données plus longtemps qu’il n’est nécessaire au regard de la finalité du traitement. En conséquence, elle procède régulièrement à un tri des données conservées pour éliminer celles qui ne sont plus nécessaires. La Société peut toutefois avoir besoin de conserver des données à caractère personnel après l’achèvement de la procédure de recrutement si elle le juge nécessaire pour répondre à des demandes en justice qui pourraient être formulées à son encontre. Dans ces cas, la durée de conservation est de deux ans.
Nous pouvons aussi être susceptibles de conserver dans notre base de candidatures celles de candidats intéressants en vue de futurs recrutements. Dans ces cas, les données sont conservées au plus pendant deux ans. Les candidats sont toutefois toujours mis en mesure de s’opposer à de tels contacts ultérieurs.
Prospection
Quel est le fondement légal du traitement ?
Les données à caractère personnel peuvent aussi être traitées aux fins de diffuser par courriel des offres intéressantes et de la publicité, des invitations à des séminaires, des actualités et d’autres informations concernant la Société et nos services et produits. Un tel traitement se fonde sur une mise en balance des intérêts. Ainsi qu’il ressort du point 8.4.3, chacun est en droit de s’opposer à un traitement aux fins de prospection.
Quelles sont les données à caractère personnel traitées, et qui en est destinataire ?
Les données à caractère personnel traitées par la Société sont le nom et l’adresse électronique et dans certains cas les allergies et le régime alimentaire (essentiellement pour les séminaires et les sessions de formation).
Ceux qui peuvent avoir connaissance de ces données sont principalement le service administratif et le service marketing.
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
La Société ne conserve jamais les données plus longtemps qu’il n’est nécessaire au regard de la finalité du traitement. En conséquence, elle procède régulièrement à un tri des données conservées pour éliminer celles qui ne sont plus nécessaires. La Société conserve pour une durée indéterminée les données à caractère personnel à des fins de marketing.
Quel est le fondement légal du traitement ?
Les données à caractère personnel peuvent encore être traitées à d’autres fins, notamment pour répondre à des demandes d’information, constater, exercer ou défendre un droit en justice, par exemple traiter des plaintes et, dans le cadre d’un litige juridique, gérer, protéger et développer nos systèmes et services, ainsi que pour remplir des obligations légales telles que règles comptables.
Ce traitement se fonde sur une obligation légale.
Quelles sont les données à caractère personnel traitées, et qui en est destinataire ?
Les données à caractère personnel traitées par la Société sont les noms, coordonnées (par exemple adresse et numéro de téléphone), informations sur l’exécution d’un ordre, informations de connexion, données sur le paiement de charges, honoraires et autres transactions financières avec la personne concernée.
Ceux qui peuvent avoir connaissance de ces données sont principalement les services administratif, juridique et financier de la Société, ainsi que le chargé des réclamations clients
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
La Société ne conserve jamais les données plus longtemps qu’il n’est nécessaire au regard de la finalité du traitement. En conséquence, elle procède régulièrement à un tri des données conservées pour éliminer celles qui ne sont plus nécessaires. La Société conserve les éléments nécessaires pour répondre à une demande d’information pendant 24 mois à compter de la réception de la demande. Dans le cas de demandes en justice notamment, la Société applique les délais de prescription pertinents. Pour la gestion, la protection et le développement de ses systèmes, la Société conserve les données 24 mois à compter de la date d’occurrence de la connexion. Pour l’exécution de ses obligations légales, par exemple aux termes de la loi comptable, la Société conserve les données pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable concerné.
D’où proviennent les données à caractère personnel que nous recueillons sur vous ?
Outre les données que vous fournissez vous-même, nous sommes susceptibles de recueillir des données à caractère personnel auprès de tiers (« tierce partie ». Les données que nous collectons auprès d’une tierce partie sont les suivantes :
Adresse provenant de registres publics afin de vérifier que l’adresse dont nous disposons est correcte,
Informations de solvabilité provenant d’agences de notation de crédit, banques ou sociétés de renseignement.
À qui pouvons-nous être susceptibles de communiquer vos données à caractère personnel ?
Sous-traitants
En tant que de besoin pour pouvoir proposer nos services, nous communiquons vos données à caractère personnel à des entreprises sous-traitantes. Un sous-traitant est une entreprise qui traite l’information pour notre compte et conformément à nos instructions. Nous avons des sous-traitants qui nous assistent en matière de :
Services informatiques – entreprises qui assurent l’exploitation, l’assistance technique et la maintenance nécessaires à nos solutions informatiques
Fourniture de systèmes pour la tenue des registres de porteurs de parts
Services de back-office – entreprises chargées d’activités administratives, par exemple envoi de rapports aux clients
Vos données à caractère personnel ne sont communiquées à un sous-traitant qu’à des fins compatibles avec les finalités pour lesquelles nous avons collecté l’information (par exemple pour pouvoir remplir nos engagements aux termes de votre contrat de client). Nous contrôlons tous nos sous-traitants pour nous assurer qu’ils peuvent fournir des garanties suffisantes en matière de sécurité et de confidentialité des données à caractère personnel. Nous avons des contrats écrits avec tous nos sous-traitants (contrats de sous-traitance) par lesquels ils garantissent la sécurité des données à caractère personnel traitées et s’engagent à respecter nos exigences en matière de sécurité et de transfert international des données à caractère personnel.
Autres responsables indépendants du traitement de données à caractère personnel
Nous communiquons également vos données à caractère personnel à certaines entreprises qui sont des responsables indépendants du traitement. Si l’entreprise est un responsable indépendant du traitement des données, cela implique que ce n’est pas nous qui déterminons comment doit être traitée l’information qui lui est transmise. Les responsables de traitement indépendants à qui nous communiquons vos données à caractère personnel sont :
Des consultants financiers et juridiques, des auditeurs
Des établissements de crédit et instituts financiers, prestataires d’assurances et intermédiaires financiers, tierces parties contribuant à l’exécution des ordres, au règlement ou au reporting
Des tierces parties tenant des bases de données et registres, par exemple registre de crédit, registre de population, registre de commerce, registre de titres ou autres registres détenant ou transmettant des données à caractère personnel
Des agences de renseignement commercial
Des participants et/ou partenaires liés à des systèmes de paiement nationaux, européens et internationaux
Lorsque vos données à caractère personnel sont communiquées à une entreprise faisant fonction de responsable indépendant du traitement, sont applicables la politique de confidentialité et le traitement des données à caractère personnel de cette entreprise.
Où sont traitées vos données à caractère personnel ?
En général, vos données à caractère personnel ne sont traitées que dans le cadre de l’UE/EEE, [mais sont susceptibles dans certains cas d’être transférées et traitées dans des pays extérieurs].
Le transfert et le traitement de données en dehors de l’UE/EEE peuvent avoir lieu s’il existe un fondement juridique, par exemple une obligation légale ou le consentement de la personne concernée, et en présence de mesures de protection adéquates. Les mesures de protection adéquates sont les suivantes :
L’existence sur place d’un accord incluant les clauses contractuelles types de l’UE ou d’autres clauses approuvées, codes de conduite, certifications etc., approuvés conformément au RGDP,
Le pays hors UE/EEE où se trouve le destinataire doit justifier d’un niveau raisonnable de protection des données, constaté par la Commission européenne,
Le destinataire doit être certifié Privacy Shield (concerne les destinataires aux États-Unis).
Sur demande, des informations complémentaires peuvent être fournies sur le transfert de données à caractère personnel vers des pays hors UE/EEE.
Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous ne conservons jamais les données à caractère personnel plus longtemps qu’il n’est nécessaire au regard de la finalité visée. Voir des précisions sur les durées de conservation spécifiques sous la finalité respective.
Droits de la personne concernée
Droit d’accès (extrait de registre)
La personne concernée a le droit de s’adresser à la Société en tant que responsable du traitement des données pour demander l’accès aux données à caractère personnel traitées par la Société, ainsi que d’être informée entre autres des finalités du traitement et de ceux à qui ces données ont été communiquées.
La Société en tant que responsable du traitement des données doit fournir gratuitement à la personne concernée une copie des données à caractère personnel traitées. Pour d’éventuelles copies supplémentaires, la Société est susceptible de prélever des frais administratifs
Droit de rectification, d’effacement ou de limitation
La personne concernée a le droit d’obtenir sans délai inutile la rectification de ses données à caractère personnel ou, sous certaines conditions, leur limitation ou leur effacement. Si la personne concernée estime que la Société traite des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes la concernant, elle peut demander que ces données soient rectifiées ou complétées.
Si la personne concernée demande que ses données à caractère personnel soient rectifiées, effacées ou limitées dans leur traitement, la Société en tant que responsable du traitement a pour pratique d’informer de cette demande, dans la mesure du possible, chaque destinataire des données à caractère personnel.
Vous pouvez demander l’effacement des données à caractère personnel que nous traitons si :
Ces données ne sont plus nécessaires au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou traitées.
Vous contestez la mise en balance d’intérêts légitimes que nous invoquons et les motifs de votre opposition prévalent sur notre intérêt légitime.
Vous vous opposez au traitement des données à des fins de prospection.
Les données à caractère personnel sont traitées de manière illicite.
Les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale à la quelle nous sommes soumis.
Des données à caractère personnel ont été collectées au sujet d’un enfant (de moins de 13 ans) dont vous avez la responsabilité parentale et cette collecte a eu lieu à l’occasion d’une offre de services de la société de l’information (par exemple médias sociaux).
Il est à noter que nous sommes en droit de rejeter votre demande en présence d’obligations légales qui nous interdisent d’effacer immédiatement certaines données à caractère personnel. Ces obligations résultent de la législation comptable et fiscale, des lois sur les banques et le blanchiment d’argent, mais aussi du droit de la consommation.
Il se peut aussi que le traitement soit nécessaire pour nous permettre de constater, exercer ou défendre un droit en justice. Au cas où nous serions empêchés de consentir à une demande d’effacement, nous bloquerons cependant les données à caractère personnel de manière à éviter leur emploi à d’autres fins que celle qui fait obstacle à l’effacement demandé.
Droit de limitation. Vous avez le droit de demander une limitation du traitement de vos données à caractère personnel. Si vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel que nous traitons, vous pouvez demander un traitement limité pendant une durée nous permettant de vérifier si ces données sont exactes. Si nous n’avons plus besoin de vos données à caractère personnel aux fins spécifiées, mais si vous-même en avez besoin pour pouvoir constater, exercer ou défendre un droit en justice, vous pouvez demander que leur traitement soit limité chez nous. Vous pouvez alors nous demander de ne pas effacer vos données.
Si vous contestez la mise en balance d’intérêts légitimes que nous invoquons comme fondement légal pour une finalité donnée, vous pouvez demander une limitation du traitement pendant une durée nous permettant de vérifier si notre intérêt légitime prévaut sur votre intérêt à obtenir l’effacement de vos données.
Lorsque le traitement a été limité dans l’une des situations précitées, nous ne pouvons, à l’exception de la conservation et à moins que vous n’ayez donné votre consentement, traiter ces données que pour constater, exercer ou défendre un droit en justice, pour pour protéger les droits d’un tiers.
Droit d’opposition à certain type de traitement
En tant que personne concernée, vous avez à tout moment le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si le fondement légal du traitement réside dans un intérêt public ou la mise en balance d’intérêts selon l’article 6, paragraphe 1 points (e) ou (f) du Règlement relatif à la protection des données.
Dans les cas où invoquons une mise en balance d’intérêts comme fondement légal pour une finalité donnée, vous avez la possibilité de vous opposer au traitement. Pour pouvoir poursuivre le traitement de vos données à caractère personnel après une telle objection, nous devons justifier d’un motif légitime impérieux prévalant sur vos intérêts, droits ou libertés. En dehors de ce cas, nous ne pouvons traiter vos données que pour constater, exercer ou défendre un droit en justice.
Vous avez également la possibilité de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel aux fins de prospection. Cette objection inclut les analyses de données à caractère personnel (« profilage ») effectuées à des fins de prospection. Par prospection, on entend tous types d’activités de marketing ciblées (par exemple par courrier, courriel ou sms). Les activités de marketing pour lesquelles vous avez en tant que client activement choisi de recourir à l’un de nos services, ou nous avez contactés pour obtenir plus d’informations sur nos services, ne sont pas considérées comme prospection (par exemple recommandations de produits ou autres offres). Si vous vous opposez à la prospection, nous cesserons de traiter vos données à caractère personnel à cette fin, et cesserons toute activité de prospection.
Droit à la portabilité des données
Si notre droit de traiter vos données se fonde soit sur votre consentement, soit sur l’exécution d’un contrat avec vous, vous avez le droit de faire transférer les données que vous nous avez communiquées à un autre responsable du traitement (portabilité des données), cela sous condition que le transfert soit techniquement possible et puisse être automatisé.
Droit de retirer son consentement
Si le traitement des données à caractère personnel se fonde sur votre consentement, vous avez le droit de retirer à tout moment ce consentement. Un tel retrait n’a pas d’effet sur la licéité du traitement avant le retrait du consentement.
Comment traitons-nous le numéro d’identification ?
Nous ne traiterons votre numéro d’identification que si cela est clairement justifié au regard de la finalité, si cela est nécessaire pour une identification sûre ou en présence d’un autre motif valable. Nous limitons toujours dans toute la mesure du possible l’utilisation de votre numéro d’identification en employant, lorsque cela est suffisant, votre numéro de naissance.
Qu’est-ce que les cookies et comment les utilisons-nous ?
Un cookie est un petit fichier texte composé de lettres et de chiffres envoyé par notre serveur et déposé sur votre navigateur ou appareil. Sur www.nordeq.se nous utilisons les cookies suivants :
1) Cookies de session (un cookie temporaire qui disparaît quand vous fermez votre navigateur ou appareil).
Les cookies que nous utilisons améliorent en général les services proposés. Certains sont nécessaires pour le bon fonctionnement de nos services, tandis que d’autres améliorent l’expérience que vous en avez. Nous utilisons des cookies pour une vue analytique d’ensemble concernant votre utilisation de nos services et pour sauvegarder des paramètres fonctionnels tels que langue et autres données.
Vous pouvez régler vous-même l’utilisation des cookies en modifiant les paramètres de votre navigateur ou appareil.
Comment sont protégées vos données à caractère personnel ?
Nous utilisons des systèmes informatiques pour protéger la confidentialité, l’intégrité et l’accès aux données à caractère personnel. Nous avons pris des mesures de sécurité spéciales pour protéger vos données contre les traitements illicites ou non autorisés (notamment accès illicite, perte, destruction ou dommage). Seules les personnes ayant effectivement besoin de traiter vos données à caractère personnel pour nous permettre d’accomplir les finalités indiquées y auront accès.
Autorité de contrôle
La Commission de la protection des données (Integritetsskyddsmyndigheten) est chargée de veiller au respect de la législation. Quiconque estime qu’une entreprise traite de manière inappropriée des données à caractère personnel peut déposer une plainte auprès de la Commission.
Contacts :
Numéro de téléphone : 08-657 61 00
Adresse électronique : Imy@imy.se
Modifications de la Politique
La Société se réserve le droit de modifier et mettre à jour la Politique. En cas de modifications matérielles de la Politique, ou si l’information existante doit être traitée autrement que ce qu’il ressort de la Politique, la Société le fera savoir sous une forme appropriée.
Contacts
Pour toutes questions concernant le traitement des données à caractère personnel, contactez Mikaela Fredriksson.
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